6 เหตุผล ทำไมผู้ประกอบการจึงเลือกจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนแทนการทำเงินเดือนเอง 

ใกล้สิ้นเดือนทีไร ฝ่ายบุคคล หรือ HR หนีไม่พ้นกับปัญหาน่าปวดหัวในการทำเงินเดือนทุกที ยิ่งถ้าช่วงไตรมาส หรือใกล้สิ้นปี ทั้งโบนัส เบี้ยเลี้ยง รวมถึงการปิดงบการเงินประจำปี ทำให้ต้องจัดเก็บข้อมูล คำนวณเงินเดือน รวมยอดสุทธิรายได้ของพนักงานเป็นรายบุคคล จัดเตรียมเอกสาร ในการส่งประกันสังคม และกรมสรรพากร หากมีพนักงานจำนวนน้อย ก็อาจไม่เท่าไร แต่ถ้าองค์กรใหญ่ ๆ ที่มีพนักงานหลักร้อย ท้าทายความสามารถชาว HR และอาจเรียกไมเกรนแถมมาด้วย ชนิดที่ พาราฯ ทั้งแผงก็ช่วยไม่ไหว 

ระบบเงินเดือน ถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญของธุรกิจที่มีรูปแบบเป็นงานประจำ แต่ก็สร้างปัญหาให้กับองค์กรได้อย่างมากเช่นกัน หากไม่มีระบบการจัดการที่ดี ทำให้บริษัทและองค์กรหลายแห่ง เริ่มหันมาใช้บริการบริษัทรับจ้างทำเงินเดือน (Payroll Outsourcing Services) กันมากขึ้น ช่วยลดปริมาณงานของฝ่าย HR ในเรื่องการจัดทำจ่ายเงินเดือน ให้ไปทำหน้าที่ในส่วนอื่น ๆ เช่น งานด้านการพัฒนาบุคคลากร การสรรหาบุคลการ การจัดการกำลังคน และอื่น ๆ

โดยเฉพาะการจ้างบริษัทที่มีบริการรับทำเงินเดือนแบบ Payroll Outsourcing Services คือ การให้บริการทำเงินเดือนพนักงานแบบครบวงจร และครอบคลุม ตั้งแต่การคำนวณเงินเดือน ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ประสานทางด้านธนาคาร และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ด้วยโปรแกรมคำนวณที่มีความแม่นยำ และมีผู้เชี่ยวชาญด้านงานบัญชีตรวจสอบความถูกต้อง ทำให้ได้ผลลัพท์ที่มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และถูกต้องตามข้อกำหนดกฏหมาย แต่นอกจากจะช่วยลดภาระของพนักงานแล้ว ยังมีเหตุผลอะไรอีกบ้างที่มีแนวโน้มทำให้หน่วยงานหลายแห่ง ทั้งภาครัฐฯ และเอกชน เลือกที่จะจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนแทนการทำภายในระบบองค์กร

6  เหตุผลที่ผู้ประกอบการเลือกใช้บริการบรษัทรับทำเงินเดือน 

1. พนักงานลาออก

พนักงานทำเงินเดือน หรือฝ่ายที่ต้องรับผิดชอบด้านการเงินลาออก ยิ่งถ้าลาออกช่วงใกล้ที่ต้องจัดระบบเงินเดือน หากเป็นบริษัทขนาดเล็ก อาจใช้คนที่ไว้ใจได้คนอื่นทำแทน หรืออาจเป็นเจ้าของกิจการต้องทำเงินเดือนเองทั้งหมด และอาจทำให้ระบบยุ่งเหยิงจนก่อปัญหาอื่น ๆ ตามมาได้ เพราะการทำเงินเดือน มีองค์ประกอบหลายส่วนด้วยกัน ทั้งการคำนวณเงินเดือน จัดทำและยื่นภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย เช่น ภ.ง.ด.3 , ภ.ง.ด.53 จัดทำรายงานภาษีซื้อ – ภาษีขาย ยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม ทำรายงานงบประจำเดือน หรือการปิดงบประจำปี จัดทำภาษีเงินได้นิติบุคคลประจำปี (ภ.ง.ด.50) ภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) ยื่นแบบภาษีต่อกรมสรรพากร รวมไปถึงระบบประกันสังคม และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับภาษีและกฏหมายแรงงาน แน่นอนว่า หากเจ้าของธุรกิจเลือกที่จะทำเงินเดือนเอง จากรายละเอียดจุกจิกเหล่านี้ จะทำให้เสียโอกาสด้านอื่น ๆ ที่อาจสร้างรายได้และผลกำไรให้กับองค์กรได้มากกว่า 

2. มีการทุจริตจากพนักงานภายในองค์กร 

พฤติกรรมการทุจริตสามารถเกิดขึ้นได้ทุกรูปแบบ ทั้งจากส่วนบุคคลและระบบความสัมพันธ์ ซึ่งอาจจับได้ยาก หากไม่มีการตรวจสอบให้ละเอียด อย่าง การลงเวลางานให้กัน หรือปรับเปลี่ยนเครื่องลงเวลา เพื่อให้ตนเองหรือบางคนได้ผลประโยชน์ หรือขอให้ HR แก้เวลาทำงานจริงของตน เพื่อให้ได้เงินเพิ่มขึ้นโดยไม่ต้องลงแรง หรือไม่ให้ถูกหักเงินพิเศษ เป็นต้น ดังนั้น การจ้างบริษัททำเงินเดือนจากข้างนอกองค์กร ที่ไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กรโดยตรง สามารถจัดทำรายงานบัญชี ระบบเงินเดือนตามเอกสารหรือหลักฐานจริงที่ได้รับมา ช่วยลดความเสี่ยงการทุจริต และลดความเสียหายขององค์กร 

3. เพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กร 

บริษัทบางแห่ง โดยเฉพาะกิจการขนาดเล็ก ที่มักจะมีจำนวนพนักงานไม่มาก อาจไม่มีพนักงานที่มีความรู้เกี่ยวกับระบบการทำเงินเดือนโดยตรง จึงอาจให้พนักงานที่ไว้ใจได้รับผิดชอบดูแลด้าการทำเงินเดือน แม้ว่าพนักงานคนนั้นจะมีหน้าที่อื่นอยู่แล้วก็ตาม นอกจากจะเพิ่มภาระให้ลูกจ้าง ยังทำให้ต้องแบ่งหน้าที่ในการทำงาน ทำให้ไม่สามารถทำงานหลักได้อย่างเต็มที่ และยังเสี่ยงต่อการเกิดความผิดพลาด เพราะไม่มีความรู้ หรือขาดความเข้าใจในรายละเอียดของการทำเงินเดือน อาจทำให้เกิดการจ่ายเงินเดือนล่าช้า ยอดสุทธิไม่ตรง เงินไม่เข้าระบบ สร้างความเสียหายให้กับองค์กรได้ กลับกัน การใช้บริการมืออาชีพจากบริษัทรับทำเงินเดือนช่วยลดปัญหาเหล่านี้ให้หมดไป ส่งผลดีต่อการทำงานของทุกฝ่าย เพิ่มประสิทธิภาพให้กับองค์กรได้เป็นอย่างดี 

4. ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นขององค์กร 

โดยปกติแล้ว ระบบการทำเงินเดือน รวมทั้งเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ใช้ระยะเวลาช่วงหนึ่งเท่านั้น ซึ่งอาจใช้เวลาประมาณ 1 – 2 สัปดาห์ก่อนเงินเดือนออก ทำให้หลายบริษัทมองว่าเนื้องานที่ต้องรับผิดชอบ ไม่คุ้มกับค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานทั้งเดือน บางแห่งอาจหางานอื่น ๆ ให้กับพนักงานส่วนนี้ทำ แต่ก็ต้องแลกกับจำนวนเงินที่ต้องจ่าย จากตำแหน่งและหน้าที่ที่เพิ่มขึ้นให้กับพนักงานด้วยเช่นกัน ทำให้หลายองค์กรหันไปเลือกใช้บริการ Outsource รับทำเงินเดือน เพราะจ่ายค่าจ้างเป็นรอบเท่านั้น ช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนอื่น ๆ ที่ไม่จำเป็นขององค์กรได้ 

5. ป้องกันข้อมูลรั่วไหล 

การทำเงินเดือนมักจะเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย ทำให้มีโอกาสเสี่ยงที่ข้อมูลภายในอาจรั่วไหล หรือมีการดัดแปลงแก้ไข ยักยอกข้อมูล โจรกรรม หรือทำข้อมูลสูญหายได้ ล้วนแต่เป็นความเสี่ยงที่สร้างความเสียหายให้กับบริษัทได้อย่างมาก การจ้างบริษัทรับทำเงินเดือน จะช่วยลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลรั่วไหล เนื่องจากใช้โปรแกรมระบบทำเงินเดือนที่ทันสมัย และอัพเดทอยู่เสมอ เพื่อปกป้องข้อมูลของลูกค้าอย่างรัดกุม ปิดกั้นทุกช่องทาง เพื่อรักษาเครดิตและความน่าเชื่อถือของผู้รับทำเงินเดือน จึงทำให้มีความปลอดภัยสูง

6. ขาดความรู้ ความเข้าใจในภาษีและกฏหมายแรงงาน 

บริษัทขนาดเล็ก หรือองค์กรที่ยังไม่มีนักบัญชีเป็นพนักงาน ฝ่ายบริหารงานบุคคล HR หรือเจ้าของกิจการไม่เข้าใจหรือขาดประสบการณ์ในการทำเอกสารเงินเดือน กฏหมายแรงงาน สิทธิของพนักงาน การขาดลามาสาย การคำนวณเงินภาษี กองทุนประกันสังคม รูปแบบการยื่นแบบภาษีต่อกรมสรรพากร รวมไปถึงการทำเอกสาร และการติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การใช้บริการรับทำเงินเดือนกับ สำนักงานบัญชี ชลบุรี รับทำบัญชียื่นภาษีแบบครบวงจร จะช่วยเปลี่ยนการทำเงินเดือนให้เป็นเรื่องง่ายขึ้น และส่งเสริมให้องค์กรมีการเติบโต สามารถขยายธุรกิจในอนาคตได้อย่างมั่นคง  

สรุป 

กิจการที่ยังไม่มีความพร้อม หรือไม่ต้องการมีปัญหากับกรมสรรพากร จากปัญหาเอกสารเงินเดือนไม่ถูกต้อง ยื่นภาษีไม่ตรงเวลา หรือขาดการยื่นรายงานภาษีนิติบุคคล และอื่น ๆ การจ้างทำเงินเดือนกับมืออาชีพที่มีความเชี่ยวชาญโดยตรง ย่อมส่งผลดีต่อองค์กรในทุกด้าน จึงเป็นเหตุผลที่ทำให้ปัจจุบันมีผู้ประกอบให้ความสนใจว่าจ้างบริษัทรับทำเงินเดือนแทนการทำเงินเดือนเอง